キングソフトに入社して約３か月が経過しようとしている新卒社員です。
今回のブログではWPS Office 2のオススメ機能を紹介しようと思います。
学生時代にオフィスソフトを使う機会といえば、課題のレポート作成で文書作成ソフトを使用したり、ゼミでの発表でプレゼン資料作成ソフトを使ったりといった場面が浮かぶのではないでしょうか。
しかし一方で、オフィスソフトの作業には慣れていない、という学生は多いです。
そんな私たちでしたが、先輩方の業務をお手伝いをしていくうちに、オフィスソフトを使用する機会も増えました。
この記事では、私たちが学生時代に触れる機会の少なかったオフィスソフトの中でも「WPS Office 2」の独自の機能や設定方法をまとめてご紹介いたします！
複数ファイルを一つのタブで開けるオールインワンモード
WPS Office 2は、オールインワンモードに切り替えることで、文書作成ソフト「Writer」表計算ソフト「Spreadsheets」、スライド作成ソフト「Presentation」、PDF閲覧ソフトのアプリケーションを1つのウインドウで開くことができます。
表計算ソフトで集計したデータをスライドに記載したいときに「タブ切り替えだけでできたら便利なのにな」、と思い「こんな機能つけたらどうでしょう？」と提案したら先輩社員に「すでにあるよ」と言われ知りました。
設定方法を下記にご説明いたします。
1. Writer・Spreadsheets・Presentationのいずれかのアプリケーションを起動します。
起動後の画面右上の歯車のアイコンをクリックしてください。
2. 「設定」をクリックします。
表示されたメニューから「設定」をクリックしてください。
3. オプションセンターの「アイコンとウィンドウ表示の設定」をクリックします。
オプションセンター内「その他」の「アイコンとウィンドウ表示の設定」を開きます。
4. 「オールインワンモード」を選択します。
「アイコンとウィンドウ表示の設定」の設定画面が開きましたら「オールインワンモード」を選択し、OKボタンをクリックします。
5. WPS Officeを再起動します。
変更した内容を有効にするにはWPS Office 2を再起動する必要があります。「OK」をクリックして再起動させてください。
6. 再起動後設定が反映されます。
WPS Officeを再起動すると変更が反映されオールインワンモードが利用可能になります。
どこを見てるか一目瞭然の閲覧レイアウト機能
この機能を知るきっかけになったのが、先輩から任された膨大な量の集計データの入力作業です。
その部署では、各アプリの日ごとのインストール数やアクティブユーザー数、流入数などをSpreadsheetsで管理しています。
新規のデータを入力して最終チェックを行ったところ、入力するセルの位置が途中からずれていることに気が付きました。順番通りに入力できていたと思っていましたが、途中で一行セルを飛ばしてしまっていたのです。
そのことを先輩社員に報告すると、「閲覧レイアウトを使うと、ずれないよ」とアドバイスをいただきました。
先輩は「閲覧レイアウトっていうのは、自分が選択しているセルに対して上下左右に色を付けてくれる機能で、設定すると自分がいまどのセルを選択して作業しているかが一目瞭然なんだよ」と教えてくれました。
「何それ、すごく便利な機能！最初から知りたかった！」というのがその時の自分の率直な感想です…。
ここからは、閲覧レイアウトの設定方法、設定した後の実際の画面をお見せいたします。
1. Spreadsheetsを開き「表示」タブをクリックします。
2. 左から5つ目の「閲覧レイアウト」をクリックします。
3. セルをクリックして選択します。
選択したセルの行と列がハイライト表示されます。
閲覧レイアウトアイコンの下部をクリックし、色を選択することも可能です。
まとめ
WPS Office 2では専門的な機能を非搭載することで、価格を抑えて販売しています。専門的な機能を非搭載にする代わりに上記のような独自の機能を搭載し、誰にでも使いやすい、業務効率化のできるソフトとして販売しています。
今回ご紹介した機能は30日無料体験版でも利用可能です。
もし気になって「実際に使ってみたい！」という方は下記よりダウンロードをお試しください。
WPS Office 30日間無料お試し
上記ボタンをクリックすると体験版インストール登録ページへ移動します。
インストール方法に関してはこちらをご確認ください。