今回の記事では業務に役立つ表計算ソフトの基本の操作方法や最初に覚えておきたい関数をご紹介いたします。
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表計算ソフトとは？
Microsoft ExcelやGoogleスプレッドシート、WPS Spreadsheetsなどの表計算ソフトは、数値やデータを表の形式に入力することで、計算やリストの整理、グラフ化を用意に行えるソフトです。
具体的には、消費税額の計算、住所録などのリストの作成や並び替え、実績数値の集計などの作業が短時間で効率的に行うことができます。
操作画面の名称
WPS OfficeはMicrosoft Officeと近しいインターフェースを備えています。そのためリボンやメニューの名称も基本的には統一しています。
今後、サポートなどに問い合わせをする際や業務上で指示をする際にも、どの部分を言っているのかを明確にしておくことで、効率的に業務ができるでしょう。
- クイックメニュー
- メニュータブ
- リボン
- 名前ボックス
- 数式バー
- 列
- 行
- フィルハンドル
Microsoft Excelの操作画面
WPS Spreadsheetsの操作画面
入力方法の基本
1つの四角い枠を「セル」と呼び、選択されているセルは「アクティブセル」と言います。
また、セルは行番号と列のアルファベットの組み合わせでセルの位置を表し、下図の場合「アクティブセルはA1」と表現することができます。
文字・数字の入力
文字を入力したいセルを選択し、任意の文字や数字を入力します。入力時は、シート左下に「入力」の文字が表示されます。
Microsoft Excel
WPS Spreadsheets
文字・数字の再編集
一度入力した内容を再編集するには、セルを選択した状態で文字や数字を入力すると、既存の内容が削除され上書き入力されます。
既存の内容を削除せずに再編集したい場合は、編集したいセルをダブルクリックするか、「F2」を押すことでシート左下に「編集」と表示され、再編集することができます。
Microsoft Excel
WPS Spreadsheets
シートの操作
Microsoft ExcelやWPS Spreadsheetsでは一つのファイル内に複数のシートを作成することができます。
複数のデータを一つのファイルにまとめたいときに便利です。
1つのファイル内に複数のシートを作成方法は2通りあります。
方法1：「ホーム」タブの「シート」から「シートの挿入」を選択します。
Microsoft Excel
WPS Spreadsheets
方法2：左下のプラスボタンをクリックします。
Microsoft Excel
WPS Spreadsheets
WPS Spreadsheets独自のタブ切り替え機能
WPS Spreadsheetsでは、複数のファイルを1つのウィンドウ内でタブに分けて表示する使用になっています。
切り替えたいシートを上部のファイル名をクリックするだけで簡単に切り替えることができます。
独自の機能については下記記事にてご紹介しているため、よろしければ併せてご参照ください。
■こんな機能知ってた？新卒社員がおすすめする WPS Office 2 の独自機能！
基本の計算方法
表計算ソフトでは、「足し算」「引き算」「かけ算」「割り算」などの計算が行えます。
計算する方法は、下記３パターンあります。
①セル内に計算式を直接入力する方法
②セルを参照し、計算する方法
③関数を用いて計算する方法
それぞれ手順をご紹介いたします。
①セル内に計算式を直接入力する方法
計算結果を表示させたいセルを選択し、数式を入力します。計算式を入力する場合は、半角の「=」から入力するのが基本です。
「Enter」キーを押すと、計算結果が表示されます。
| 計算種別 | 入力例 |
| 加算（足し算） | =1+2 |
| 減算（引き算） | =2-1 |
| 乗算（掛け算） | =3*2 |
| 除算（割り算） | =3/2 |
※乗算、除算は「×」「÷」ではないので注意しましょう。
②セルを参照し、計算する方法
セルを参照し計算する方法では、数値で計算するのではなく、特定のセルを指定し入力されているデータで計算することができます。
セルの値を修正すると、計算結果も自動的に修正が反映されるため、セル内に計算式を直接入力する方法と比べ、入力ミスを防ぐことができるメリットがあります。
下図のような表があった場合、セルのD2に「=」を入力し、セルのB2をクリックすると「=B2」と表示されます。
「+」を入力し、セルのC2を選択すると「=B2+C2」という数式が表示されます。
「Enter」キーを押して確定すると計算結果が表示されます。
表の中の数字を更新すると、計算結果も自動で変更されるため、定期的に更新されるデータを扱う際はセルを参照した方が良いでしょう。
③関数を用いて計算する方法
関数とは、定型の計算を行うための数式で、複数のセルの合計値を算出したり、条件に合う項目を取り出したりすることができます。
関数は手間のかかる処理（計算）や複雑な処理を簡単に行うことができる機能です。
下図のような表があった場合、セルのD2に「=SUM(」を入力します。
=SUM(
セルB2をクリックし、「,（カンマ）」を入力、セルC2をクリックし「)」を入力します。
=SUM(B2,C2)
Enterを押して、計算結果を表示すると、B2とC2の合計値が表示されます。
なお、複数セルを選択したいときはカンマで選択していきますが、連続するセルの合計値を出したいときは「：」ではなればセルを選択すると間のセルすべてが選択されます。
まとめ
今回の記事ではExcelを初めて使う方のために、基本の操作方法をご紹介いたしました。
さらに便利な使い方を知りたいという方のために、表作成の基本や、グラフの作り方、データの集計機能などの記事もご用意しておりますので、ぜひご覧ください。
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